авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ РОССИЙСКАЯ БИБЛИОТЕКА - WWW.DISLIB.RU

АВТОРЕФЕРАТЫ, ДИССЕРТАЦИИ, МОНОГРАФИИ, НАУЧНЫЕ СТАТЬИ, КНИГИ

 
<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ

Pages:     | 1 || 3 |

Организационный механизм совершенствования системы управления за счет улучшения документационной культуры организации

-- [ Страница 2 ] --

Прослеживается эволюция системы управления документацией организации, начиная с появления в деятельности организаций понятий «делопроизводство» и «документооборот», дальнейшего их развития в рамках «документационного обеспечения управления» и завершая концепцией «информационного менеджмента»2, обусловленной развитием информационного общества и признанием информации как важнейшего ресурса управления, требующего адекватной научной теории использования. (Рис. 1).

Рис. 1. Эволюция системы управления документацией организации

Информационный менеджмент можно рассматривать как этап развития документационного обеспечения управления, связанный с внедрением новых информационных технологий в обработку документированной информации. Он заключает в себе, кроме управления документацией, организацию программных средств, использование технологий и технических средств, а также профессиональное участие персонала для достижения целей организации в целом. Информационный менеджмент охватывает планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности и процессов, включая коммуникации внутри организации, с целью улучшения её работы и касается всех функций управления и связующих процессов коммуникации, а также принятия решений современных организаций. В рамках концепции объектом приложения усилий является документ – документированная информация на любых современных носителях.

Международные и российские стандарты уделяют большое внимание документам и процессам управления документацией организации. Учитывая современное развитие информационных технологий, характеризующееся интенсивным представлением и работой с информацией в электронном виде, указанные стандарты понимают понятие «документ» как «информация (значимые данные) и соответствующий носитель»3, «записанная информация или объект, с которым можно обращаться как с единым целым»4, «объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды»5, что позволяет использовать и «традиционный» документ, представленный в бумажной (аналоговой) форме, и электронный документ, равнозначно предъявляя к документу требования фиксированности, доступности, целостности, легитимности.

Информацией (документацией) организации необходимо эффективно управлять. В 2001 году был выпущен основополагающий международный стандарт ИСО 15489, который:

  • Применим к управлению документацией любого формата и на любых носителях, создаваемой и получаемой любой организацией в ходе проведения деятельности.
  • Предоставляет руководящие указания по определению ответственности организаций в отношении документации, а также процедур, системы и процессов управления документацией.
  • Является руководством по управлению документацией для поддержания соответствия структуры процессов по обеспечению качества ИСО 90016 (и ИСО 140017).
  • Содержит руководящие указания по разработке и введению в действие системы управления документацией.

Согласно данному стандарту управление документацией организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем для управления документами, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

При этом в широком смысле термин «система управления документацией» понимается как совокупность миссии организации, управленческих процессов, правил, процедур, практики, кадров и автоматизированных механизмов, связанных с документацией. В узком смысле «системой управления документами» (далее информационная система управления документами, ИСУД) называется особый тип автоматизированной информационной системы, главной задачей которой является обеспечение эффективной работы с документацией в целях обеспечения управленческой деятельности. Основным достоинством стандарта является определение и связывание между собой стратегии документирования деятельности организации и стратегии внедрения соответствующей стандарту системы управления документами, определение требований к указанной системе, выделение этапов построения системы управления документацией, описание их содержания и взаимосвязей (Рис. 2).

 Рис. 2. Этапы внедрения системы-1

Рис. 2. Этапы внедрения системы управления документацией

Необходимо учесть ещё один немаловажный фактор. Современная постиндустриальная стадия развития общества характеризуется повышением роли ресурсов нематериального характера, её интеллектуальных активов. В этих условиях корпоративная культура становится одним из важнейших нематериальных ресурсов, способных существенно воздействовать на результативность функционирования организации. Представляя собой систему наиболее общих и стабильных ценностей, представлений, целей, принципов и правил поведения, разделяемых в организации, корпоративная культура способствует более эффективной адаптации организации к внешней среде, налаживанию устойчивых и благоприятных внешних связей, а также служит действенным механизмом интеграции внутренних процессов8.

В рамках данного исследования, связанного с совершенствованием системы управления организации при помощи внедрения информационных систем управления документами, рассмотрение корпоративной культуры как значимого фактора особенно необходимо. Это даёт возможность понять внутреннюю «атмосферу» организации, оценить влияние планируемых организационных изменений и успешно их осуществить9. Более того, фактически можно говорить о «документационной культуре» организации, составной частью входящей в общую корпоративную культуру, затрагивающей все аспекты работы, управления и отношения к документации в организации. Понимая документ как целостный доказательный информационный объект, документационная культура становится синонимом отношения организации к информации как таковой. В силу современной значимости информации для деятельности организации развитие документационной культуры фактически становится критерием успешности организации как информационной системы.

В современных условиях совершенствование документационной культуры организации, качества её работы с информацией становится тесно связанным с применением в деятельности организации информационных технологий, с внедрением и эксплуатацией ИСУД. Внедряя указанные системы, организация, опираясь на положения концепции информационного менеджмента и современные стандарты, трансформирует свой организм, меняет правила работы и управления, и в результате:

  • Достигает «прозрачности» в своей работе благодаря обеспечению актуальности, достоверности и сохранности информации.
  • Улучшает систему администрирования и контроля, увеличивается управляемость организации.
  • Повышает качество принимаемых решений и их выполнения за счёт полноты предоставляемой информации.
  • Создаёт единое информационное пространство, связывающее сотрудников на уровне общих бизнес-процессов организации.

Во второй главе «Организационный механизм совершенствования системы управления за счёт улучшения документационной культуры организации» изучаются вопросы применения современных информационных технологий в целях совершенствования управления организацией, в частности изучаются процессы внедрения и дальнейшей эксплуатации информационных систем управления документами.

Вносится и аргументируется предложение интегрировать существующие понятия «документационная культура», «система управления документами» и «информационная система управления документами» в общее понятие «документационная система организации» (далее ДСО), заключающее в себе отношение организации к информации, механизмы построения работы с информацией и инструменты обеспечения информационного взаимодействия. Вносится предложение о необходимости рассмотрения проекта внедрения информационной системы управления документами в широком ключе, как проекта изменения всей документационной системы организации. Дальнейшее изложение результатов исследования проводится с ориентацией на введённое понятие.

Анализируются современные подходы применения информационных технологий, подробно изучаются информационные системы управления документами как особый класс корпоративных информационных систем. Обобщаются основные задачи, решаемые информационной системой управления документами, формулируются преимущества, получаемые организацией при изменении собственной документационной системы при помощи внедрения ИСУД, приводятся основные причины актуальности информационных систем данного класса для российских организаций,

Делается вывод: следствием успешного проекта внедрения ИСУД является получение организацией инструмента проведения внутренних изменений, который, например, может быть использован в ходе построения системы менеджмента качества.

Изучаются основные компоненты ИСУД, современные предъявляемые к ним функциональные требования10. Анализ информационных систем управления документами завершается обобщением перспектив развития программных продуктов данного класса11: интеграцией ИСУД с другими видами информационных систем, реализацией юридически значимого защищённого электронного документооборота, обеспечением взаимодействия между ИСУД различных производителей, переходом на мобильные устройства, превращением в системы управления знаниями.

В процессе изучения современных подходов эффективного использования информационных технологий подчёркивается необходимость рассмотрения проекта изменения документационной системы организации при помощи внедрения ИСУД как инвестиционного проекта, исследуются слагаемые доходной и расходной частей проекта, способы их измерения.

В целях эффективного управления процессами изменения документационной системы организации при внедрении информационной системы управления документами предлагается система показателей качества, разделяемых на следующие группы:

  • Показатели процессов изменения ДСО (фаза внедрения ИСУД):
    • Общий ход проекта (оценка по методу приведенной стоимости).
    • Качество подготовки персонала организации.
    • Качество предметного конфигурирования системы.
    • Успешность опытной эксплуатации системы.
    • Качество сопровождения системы.
    • Степень охвата системой организации.
    • Качество управления проектными работами.
    • Общий ход проекта (оценка по завершению).
  • Показатели процессов изменения ДСО (фаза использования ИСУД):
    • Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени.
    • Ускорение информационных потоков (скорость движения документов в организации и скорость распространения информации).
    • Экономия стоимости ресурсов и материалов, достигнутая внедрением системы.
    • Повышение продуктивности работы сотрудников организации, филиалов, удалённых подразделений.
    • Снижение рисков, связанных с потерей или несвоевременной передачей информации.
    • Изменение корпоративной культуры организации.
    • Степень задействованного функционала системы.
    • Расходы по сопровождению системы.

Приведенная система показателей качества, определяемых на стадии планирования проекта, непрерывно оцениваемых в течение всего проекта, позволяет установить обратную связь, позволяющую контролировать процессы внедрения, эксплуатации и развития ИСУД в организации.

Далее рассматриваются алгоритмы выбора и внедрения информационной системы. Алгоритм выбора учитывает не только стоимостные характеристики программных продуктов, но и использует качественные оценки их функциональных, системно-технических свойств и адаптационных возможностей, а также характеристик компаний-поставщиков. На базе основных положений теории управления проектами и международного стандарта ИСО 15489 предлагается алгоритм внедрения информационной системы управления документами и её последующей эксплуатации, отличающийся ориентацией на достижение показателей качества процессов изменения документационной системы организации, с подробным анализом содержания каждого шага алгоритма (Рис. 3).

Рис. 3. Алгоритм внедрения ИСУД

В завершении главы выделяются основные условия, оказывающие влияние на реализуемый проект, и проводится анализ положения дел в современных российских организациях по следующим ключевым аспектам:

  • Система управления организацией.
  • ИТ-стратегия развития организации.
  • Инвестирование проекта.
  • Понимание высшим руководством требований целей и задач проекта.
  • Качество плана внедрения.
  • Готовность организации к изменению бизнес-процессов.
  • Готовность персонала к внедрению.
  • Эксплуатация и сопровождение информационной системы.

Тем самым подчёркивается, что успешность проведения проекта изменения документационной системы организации при помощи внедрения информационной системы управления документами во многом определяется состоянием корпоративной культуры организации.

В третьей главе «Изменение документационной системы организации при помощи внедрения информационной системы управления документами: рекомендации и результаты» обобщаются предложения по эффективной эксплуатации информационной системы управления документами в организации.

Подчёркивается необходимость последовательного, поэтапного «погружения» информационной системы в повседневную деятельность организации, предлагается сгруппировать необходимые мероприятия по трём направлениям действий:

1. Последовательность подключения сотрудников организации к ИСУД.

Рекомендуется постепенное расширение круга пользователей системы: начиная с делопроизводителей организации и структурных подразделений, продолжая ключевыми сотрудниками, руководителями (и/или их замещающие в системе), и завершая остальными сотрудниками организации (по необходимости). Рекомендуется первыми охватывать наиболее подготовленных сотрудников и подразделения, для которых очевидны насущная необходимость и эффект от внедрения ИСУД.

2. Последовательность ввода ИСУД в эксплуатацию.

Работа в системе начинается с опытной эксплуатации, задачей которой является настройка и проверка аппаратных и программных средств, конфигурирование системы, приобретение сотрудниками навыков администрирования и работы в системе. Работа ведётся делопроизводителями и ключевыми сотрудниками в тестовом режиме.

Затем начинается промышленная эксплуатация, характеризующаяся переходом к работе с электронными документами. На данном этапе основными задачами является старт реальной эксплуатации, перевод части официальных документов в электронную форму, регламентация работы в ИСУД. Основными пользователями системы являются делопроизводители и ключевые сотрудники организации.

Дальнейшее развитие системы связано с максимальным использованием электронного документа, распространением системы по всей организации, включая удалённые подразделения, совершенствованием функциональности системы. Пользователями системы становятся все сотрудники организации, работающие с документами.

3. Последовательность освоения возможностей ИСУД.

На начальном этапе решается задача автоматизации делопроизводства, организуется учёт документов делопроизводителями. Далее решается задача автоматизации документооборота, делопроизводители и ключевые сотрудники организации отражают средствами системы процессы подготовки и исполнения документов, их движения по организации. Постепенно происходит переход на электронные документы, с ростом количества содержательной информации в системе происходит увеличение числа пользователей системы. В результате активного использование электронного документа и многолетней эксплуатации системы в организации постепенно формируется собственный электронный архив. Осуществляется интеграция ИСУД с другими информационными системами, что позволяет устранить дублирование и искажение информации в различных информационных системах, реализуется концепция «информационного портала» на основе ИСУД как единой точки входа сотрудника в информационное пространство организации. Регулярное использование ИСУД в повседневной деятельности сотрудниками в итоге приводит к построению единого информационного пространства организации, включая взаимодействие с территориально удалёнными подразделениями.

Внедрение и использование ИСУД является радикальным управленческим нововведением, его успех напрямую зависит от способности команды внедрения довести его до логического завершения: стабильного функционирования и развития системы в пределах всей организации. Важнейшую роль в этом процессе играют сотрудники организации. Люди, как правило, сопротивляются изменениям в силу следующих причин12: несогласованность, нерешительность, недоверие, необъективность, неорганизованность, неподготовленность, неуверенность, невыполнение функций и т.п. Величина оказываемого сопротивления зависит от относительной выгоды нововведения по сравнению с существующим порядком вещей, совместимостью проводимых изменений с взглядами и опытом сотрудников, сложности понимания, применения и привыкания, а также последовательностью проведения изменений13.

Делается вывод: главным фактором, определяющим успех проекта внедрения ИСУД, является её соответствие стратегии развития организации, информационная система должна быть созвучна целям организации и отдельных её сотрудников, она должна предоставлять преимущества. Это является самым лучшим основанием для проведения данного нововведения. В остальном для успешной борьбы с противниками изменений в распоряжении команды внедрения имеются следующие средства воздействия: вовлечение, убеждение, принуждение.

В зависимости от распространённых способов оказания противодействия и предпринимаемых командой внедрения мер преодоления сопротивления предлагается всех сотрудников организации сгруппировать по следующим категориям:

1. Рядовые сотрудники организации. Это наиболее многочисленная группа, как правило, противодействует изменениям из-за стремления сохранить привычное положение дел, непонимания целесообразности предлагаемых изменений. В этом случае команде внедрения следует убеждать сотрудников в необходимости использования новых технологий, вовлекать их в проект внедрения, возможно с помощью руководителей среднего звена.



Pages:     | 1 || 3 |
 








 
© 2013 www.dislib.ru - «Авторефераты диссертаций - бесплатно»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.