авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ РОССИЙСКАЯ БИБЛИОТЕКА - WWW.DISLIB.RU

АВТОРЕФЕРАТЫ, ДИССЕРТАЦИИ, МОНОГРАФИИ, НАУЧНЫЕ СТАТЬИ, КНИГИ

 
<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ

Pages:   || 2 | 3 |

Организационный механизм совершенствования системы управления за счет улучшения документационной культуры организации

-- [ Страница 1 ] --

На правах рукописи

Зайцев Виталий Владимирович

Организационный механизм
совершенствования системы управления
за счет улучшения
документационной культуры организации

Специальность:

08.00.05 – Экономика и управление народным хозяйством (15. Экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами промышленности)

Автореферат

диссертации на соискание ученой степени

кандидата экономических наук

Москва 2007

Работа выполнена в Московском энергетическом институте (техническом университете) на кафедре «Инженерный Менеджмент».

Научный руководитель: доктор технических наук, профессор Лозенко Валерий Константинович
Официальные оппоненты: доктор экономических наук, профессор Еленева Юлия Яковлевна кандидат экономических наук Бирюлин Денис Петрович
Ведущая организация: Государственная академия специалистов инвестиционной сферы (ГАСИС)

Защита состоится «       »                      2007 г. в         часов на заседании диссертационного совета К 212.157.02 при ГОУВПО «Московский энергетический институт (технический университет)» по адресу: 111250, г. Москва, ул. Красноказарменная, д. 14, ауд. Ж-200.

Отзыв на автореферат (в двух экземплярах, заверенных печатью) просим присылать по адресу: 111250, г. Москва, ул. Красноказарменная, д. 14, Ученый совет МЭИ.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке МЭИ.

Автореферат разослан «___» __________ 2007 г.

Ученый секретарь

диссертационного совета К 212.157.02

к.э.н., доцент __________ И.Н. Петрушко

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность работы. Одной из проблем современной российской экономики является поиск путей совершенствования управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами организаций, улучшения внутриорганизационного взаимодействия.

Внедрение корпоративной информационной системы является одним из способов решения указанной проблемы, при этом одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является информационная система управления документами (ИСУД). Это объясняется следующим образом: любая организация, независимо от вида деятельности – это совокупность взаимодействующих элементов (сотрудников и подразделений), которые связаны между собой функционально (выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса) и информационно (обмениваются документами, устными распоряжениями и т.д.). Информационное взаимодействие осуществляется при помощи документов.

Сегодня документ является основным способом управления и представления информации, его значение в деятельности организации повышается. Более того, развитие электронной формы представления документа предоставляет сотрудникам организации новые возможности, связанные с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в разнообразных документах, создаваемых в организации на различных этапах жизненного цикла производства продукции или оказания услуг.

Поэтому использование информационных систем управления документами, упорядочивающих процессы подготовки, исполнения и хранения документов, систематизирующих процессы работы с документами как составные части процессов управления и принятия решений, создающих единое информационное пространство организации, является необходимым условием для повышения эффективности деятельности организации и реализации процессов управления.

Тематика внедрения информационных систем управления документами актуальна и вызывает повышенный интерес у российских организаций, что находит своё отражение в большом количестве внедрений указанных систем, однако в современной российской действительности проведения проектов внедрения ИСУД часто не достигаются все поставленные цели, встречаются случаи неуспеха проектов внедрения, в результате информационные системы эксплуатируются в ограниченном объёме, что не позволяет организациям получить преимущества от применения указанных систем и дискредитирует в их глазах данный способ совершенствования системы управления.

Одной из основных причин неуспеха указанных проектов является игнорирование взаимовлияния процессов внедрения информационной системы и корпоративной культуры организации, «отстранённое» от жизни организации внедрение информационной системы.

Существует единственный способ решения данной проблемы: необходимо связанное рассмотрение формальных и неформальных процессов функционирования организации и процессов внедрения и последующего использования информационной системы управления документами. Действительно, корпоративная культура организации представляет собой среду, в которой проходит внедрение, её игнорирование недопустимо. Информационная система в силу своих свойств непосредственно влияет на документационную культуру организации, изменяет её отношение к информации, что, в свою очередь, трансформирует корпоративную культуру организации. Требуется однозначное понимание: что представляет собой «корректное» внедрение информационной системы управления документами, каковы взаимосвязи между внутренней средой организации и реализуемым проектом, как изменяется документационная составляющая среды организации при внедрении информационной системы управления документами, как проводимые изменения преобразуют систему управления организацией. Только при выполнении указанных условий возможен переход количества «успешных» внедрений информационных систем в организациях в качество управляемости и эффективности функционирования организаций любых сфер деятельности.

Большой вклад в совершенствование управления научно-техническим, интеллектуальным потенциалом организации внесли такие отечественные и зарубежные учёные как К. Свейби, Т. ЛЛойд, П. Салливан, Д. Тис, Л. Прусак, П. Друкер, Й. Шумпетер, Э. Брукинг, Ю.П. Анискин, С.В. Валдайцев, С.М. Климова, Б.Н. Кудрин, С.А. Кузубова, В.К. Лозенко, Л.И. Лукичёва, Е.И. Марковская, Н.К. Моисеева, Н.О. Старкова, Н.В. Фёдорова и др.

На основании сформулированных данными исследователями идей задача эффективного управления документацией организации получила своё дальнейшее развитие, что выразилось в появлении концепции информационного менеджмента, отражающей современный подход к управлению информационными ресурсами и процессами организации, различные аспекты которой рассмотрены в работах следующих учёных: Г.Т. Артамонов, Э. Фогель, А.В. Костров, М.В. Ларин, М.П. Бобылева, Т.В. Кузнецова и др. Однако в указанных исследованиях уделяется незначительное внимание вопросам внедрения информационных технологий в деятельность организаций, в частности проблемам внедрения информационных систем управления документами.

В целом вопросы информатизации управления, комплексной автоматизации организаций нашли своё отражение в отечественной и зарубежной литературе, в трудах учёных: И. Ансофф, К. Грей, Р. Гудфеллоу, Д.А. Гаврилов, А.П. Градов, М. Хаммер, Дж. Чампи, Д.В. Исаев, Д. Ландватер, Н.А. Оладов, Д. О’Лири, С.В. Питеркин, Ф. Раафата, М. Сафизаде, А. Стрикленд, О. Уайт и др. К сожалению, часто предложения авторов носят общий характер или ориентированы на внедрение корпоративных информационных систем управления ресурсами предприятия (ERP), недостаточно учитывают российскую специфику ведения подобных проектов. Как следствие, применительно к решению задачи совершенствования системы управления организации при помощи внедрения информационных систем управления документами указанные методики требуют переосмысления, основывающегося на основных положениях теории управления проектами, представленных в трудах следующих отечественных и зарубежных учёных: В.Н. Бурков, В.И. Либерзон, Д.А. Новиков, А.С. Товб, Г.Л. Ципес, В.Д. Шапиро, В.И. Воропаев, В.Н. Лившиц, М.Л. Разу и др.

Основным недостатком многих работ, посвящённых совершенствованию системы управления организацией с помощью информационных технологий, в частности, за счёт внедрения информационных систем управления документами, является недооценка взаимосвязи процессов внедрения с корпоративной культурой организации. Осмысление культуры организации связано с именами М. Кубра, Т. Петерса, Р. Ватермана, А. Петтигру, Г. Ховстеде, Э. Шейна, Л. Смирсич, Дж. Мартина и др., также данная проблематика также нашла своё отражение в работах отечественных учёных: В.А. Спивака, О.С. Виханского, А.И. Наумова, Э.А. Капитонова, О.С. Причиной, Т.Н. Персиковой и др. Однако большинство работ лишь частично рассматривает корпоративную культуру как особую сущность, оказывающую собственное влияние на процессы проведения организационных изменений, выступающую в качестве интеллектуального актива современной организации. Более того, из-за узкого понимания не учитывается значимость понятия «документационная культура», заключающего в себе отношение организации к информации, оно просто не рассматривается как составная часть корпоративной культуры организации.

В результате главная задача совершенствования системы управления организацией с помощью внедрения информационных систем управления документами, заключающаяся в повышении качества управления интеллектуальными активами организации и улучшении её документационной культуры, просто игнорируется, уступая своё место таким вторичным задачам, как «выполнить проект в срок, в рамках выделенного бюджета, в соответствии с требованиями к качеству и результатам проекта», «отчитаться о завершении работ к контрольной дате», «заставить канцелярию регистрировать документы в новой системе» и т.д.

Всё вышесказанное позволяет утверждать, что рассматриваемая в данной диссертационной работе проблема является практически малоизученной, что, в свою очередь, предоставляет обширное поле деятельности для её дальнейшего исследования.

Целью диссертационного исследования является разработка организационного механизма совершенствования системы управления организации за счет улучшения её документационной культуры, достигаемого при помощи внедрения и использования современного корпоративного программного обеспечения – информационных систем управления документами.

Для достижения указанной цели были поставлены и решены следующие задачи исследования:

1. Определение современного значения понятия «документ», требований к системе управления документацией организации.

2. Рассмотрение значения корпоративной культуры в деятельности организации, выделение и изучение особой её составляющей – документационной культуры.

3. Совершенствование методов выбора, внедрения и эксплуатации информационных систем управления документами, направленное на улучшение документационной культуры организации.

4. Изучение эффективности предложенных методов на примерах проектов внедрений ИСУД.

Объектом исследования является система управления современной организацией. Предметом исследования является анализ взаимного влияния системы управления организации и процессов внедрения и использования информационных систем управления документами, совершенствование методов внедрения указанных систем.

Теоретической и методологической основой исследования стали классические и современные труды отечественных и зарубежных авторов в области менеджмента, теории управления организациями, теории проектного управления и управления качеством, информационных технологий. Также были использованы исследования, посвящённые современному значению корпоративной культуры и интеллектуальных ресурсов в экономике.

В диссертационной работе применены материалы экономической литературы, международные и российские стандарты, справочные материалы, тематические материалы периодических изданий, исследования консалтинговых компаний, маркетинговые и информационные материалы компаний, разрабатывающих и внедряющих системы управления документами, а также публикации в печатных и интернет-изданиях, освещающие отдельные аспекты затронутых в исследовании вопросов.

Методологической основой диссертационной работы служат положения, общенаучные и специальные приёмы, составляющие инструментарий экономической науки. В ходе исследования в качестве общенаучного метода используется системный подход, применялись методы, обусловленные конкретными задачами исследования: экспертно-аналитический метод; экономические, статистические, логические, графические и другие методы обработки, обобщения и анализа информации.

Также автор работы опирался на практический 5-летний опыт проведения обследований, проектирования, разработки и внедрения информационных систем различного класса сложности, в том числе и корпоративного уровня, в качестве бизнес-аналитика, разработчика, функционального консультанта и руководителя проектов внедрения.

Научная новизна исследования заключается в разработке организационного механизма совершенствования системы управления организации, реализуемого с помощью внедрения информационных систем управления документами, учитывающего взаимовлияние корпоративной культуры организации и процессов внедрения и эксплуатации информационной системы и определяющего своей основной целью улучшение документационной культуры организации.

Степень научной новизны характеризуют следующие основные результаты:

1. С учётом требований международных и российских стандартов, касающихся задачи управления документацией организации, уточнены направления совершенствования системы управления документацией, актуальные для современных российских организаций.

2. В результате анализа влияния корпоративной культуры организации на процессы внедрения информационных систем управления документами выделено и идентифицировано понятие «документационная культура» как особая составляющая корпоративной культуры, заключающая в себе отношение организации к информации. Показано, что успех проекта внедрения информационной системы напрямую зависит от учёта особенностей корпоративной культуры организации, главной целью проекта является совершенствование документационной культуры организации. Достижение данной цели возможно только в случае рассмотрения проекта внедрения информационной системы в широком ключе, как проекта изменения всей документационной системы организации, представляющей собой отношение организации к информации («документационная культура»), механизмы построения работы с информацией («система управления документами») и инструменты обеспечения информационного взаимодействия («информационная система управления документами»). Это делает возможным проведение комплексного связанного исследования не только процессов непосредственного внедрения информационной системы, но и процессов её последующей эксплуатации.

3. Предложена система показателей качества изменения документационной системы организации при внедрении информационных систем управления документами, отличительной особенностью которой является рассмотрение как показателей этапа непосредственного внедрения, так и показателей этапа последующей эксплуатации информационной системы, включая характеристики процессов улучшения документационной культуры организации.

4. Предложен алгоритм внедрения информационной системы управления документами, ориентированный на достижение показателей качества процессов изменения документационной системы организации.

Практическая значимость работы. Положения проведенного исследования определяют стратегию повышения эффективности функционирования организации посредством внедрения информационной системы управления документами. Предложенные алгоритмы выбора и внедрения информационных систем управления документами, применяемые совместно с системой показателей качества процессов изменения документационной системы организации и дополненные спецификой современных российских организаций, представляют собой действенный способ успешного проведения проектов внедрения указанных информационных систем, а также их дальнейшего использования в деятельности организации.

Основные положения диссертационной работы были успешно применены в проектах внедрения информационной системы управления документами CompanyMedia™ в российских организациях различной сферы деятельности, выполненных автором в качестве консультанта отдела внедрения центра консалтинговых услуг и внедрения ЗАО «Компания «ИнтерТраст», что подтверждено актом о внедрении.

Кроме того, полученные результаты могут применяться в целях повышения уровня знаний сотрудников организаций различных сфер деятельности, а также в преподавании следующих учебных дисциплин: «Основы менеджмента», «Информационные технологии управления», «Информационный менеджмент», «Организационное поведение», «Управление качеством», «Управление проектами», «Инновационный менеджмент» и др.

Апробация работы. Основные результаты диссертационной работы докладывались и обсуждались на XII Международной научно-технической конференции студентов и аспирантов «Радиотехника, электротехника и энергетика (2006 г., Москва), на XIII Международной научно-технической конференции студентов и аспирантов «Радиотехника, электротехника и энергетика (2007 г., Москва), а также на научных заседаниях кафедры Инженерного Менеджмента Московского энергетического института (технического университета).

Публикации. По теме диссертации опубликовано 5 печатных работ общим объёмом 2,8 п.л., в том числе лично автору принадлежит 2,3 п.л.

Структура и объём диссертационной работы обусловлены поставленной целью и задачами исследования. Диссертация состоит из введения, 3 глав, объединяющих 10 параграфов, заключения, библиографического списка использованной литературы из 161 наименований и 13 приложений. Работа изложена на 185 страницах, содержит 8 рисунков, 13 таблиц.

СОДЕРЖАНИЕ

Во введении обоснованы актуальность решаемой научной проблемы, цели и задачи диссертации, определены предмет и объект исследования, сформулирована научная новизна, изложена практическая значимость, приведены данные об апробации работы и публикациях по теме диссертации.

В первой главе «Эволюция документационной культуры в организации» формируется информационный базис исследования. Рассматриваются основные положения технетики1, исследуется понятие «документ», его функции, подтверждается вывод о том, что документ в технических системах является аналогом гена в биологических системах, он обеспечивает воспроизводство технического (искусственного) мира и поддерживает существование организации, при этом в случае информационных систем значение документа (как информационной сущности) всё более увеличивается.



Pages:   || 2 | 3 |
 








 
© 2013 www.dislib.ru - «Авторефераты диссертаций - бесплатно»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.