авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ РОССИЙСКАЯ БИБЛИОТЕКА - WWW.DISLIB.RU

АВТОРЕФЕРАТЫ, ДИССЕРТАЦИИ, МОНОГРАФИИ, НАУЧНЫЕ СТАТЬИ, КНИГИ

 
<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 | 2 || 4 |

Управление основными параметрами инновационных процессов организационного обновления на основе развития документационного обеспечения деятельности организации

-- [ Страница 3 ] --

В стандарте ИСО 9001:2008 всего 6113 слов, а с учетом однокоренных – 276 слов. Общее количество рангов – 71. Примем, что центр зоны смысловых слов находится в ранге, равном половине общего числа рангов, т.е. это ранги №35 и №36. Примем также, что зона смысловых слов симметрична, а ее размер равен половине числа рангов. Это означает, что слова, представленные рангами с номерами с 18 по 53, являются смысловыми словами текста. Это означает, что все слова, однозначно понимаемые как документ, являются словами, определяющими смысл стандарта ИСО 9001.

Таблица 2. Анализ слов, однозначно понимаемых как документ, в стандарте ИСО 9001-2008

Ранг слова

Слово

Количество

1

41

Требование (д)

31

2

30

проект

49

3

22

документ

67

4

29

данные

50

5

18

стандарт

71

6

31

информация

48

7

31

записи

48

В таблице №3 сведены результаты морфологического анализа текстов стандартов ИСО 9001 и ИСО 9000.

Таблица 3. Результаты морфологического анализа текстов стандартов ИСО 9001 и ИСО 9000

ИСО 9000

Зона смысловых слов – ранги 18-54

ИСО 9001

Зона смысловых слов – ранги 16-49

Ранг слова

Слово

Количество

Ранг слова

Слово

Количество

41

Требование (д)

31

18

Требование (д)

73

30

проект

49

22

проект

60

22

документ

67

28

документ

46

29

данные

50

39

данные

33

18

стандарт

71

44

стандарт

27

31

информация

48

47

информация

24

31

записи

48

49

записи

22

Вероятность встретить в тексте любое из этих слов будет равна отношению частоты вхождения этого слова к общему числу слов в тексте.

Вероятность = Частота вхождения слова / Число слов

Зипф обнаружил интересную закономерность: если умножить вероятность обнаружения слова в тексте на ранг частоты, то получившаяся величина (С) приблизительно постоянна.

С = (Частота вхождения слова х Ранг частоты) / Число слов

Если преобразовать формулу, то обнаружится, что это функция типа y=k/x и ее график – равносторонняя гипербола. Следовательно, по первому закону Зипфа, если самое распространенное слово встречается в тексте, например, 100 раз, то следующее по частоте слово вряд ли встретится 99 раз. Частота вхождения второго по популярности слова, с высокой долей вероятности, окажется на уровне 50.

Значение константы в разных языках различно, но внутри одной языковой группы остается неизменно, какой бы текст мы ни взяли. Так, например, для английских текстов константа Зипфа равна приблизительно 0,1, для русского языка – 0,06-0,07. Хотя эти исследования не претендуют на полноту, универсальность законов Зипфа позволяет предположить, что полученные данные вполне достоверны.

Теперь с помощью полученных значений можно извлечь слова, отражающие смысл текста. Для этого нужно построить график зависимости частоты от ранга. Исследования показывают, что наиболее значимые слова лежат в средней части диаграммы (рис. 1), так как слова, которые попадаются слишком часто, в основном оказываются предлогами, местоимениями, в английском – артиклями и т.п., а редко встречающиеся слова тоже, в большинстве случаев, не имеют решающего смыслового значения.

По результатам исследования видно, что закон Зипфа подтверждается и слова, которые однозначно понимаются как документ, находятся в зоне значимых слов в рамках текстов данного стандарта, что подтверждает объективное существование формально не объявленного базового принципа «Документационное обеспечение деятельности».

Во второй главе «документационное обеспечение деятельности основа для инновационных изменений менеджмента организации изучаются современные методы управления организацией, приводится расчет и анализ издержек по устным распоряжениям, вводятся новые понятия «Руст» - результативность по устным распоряжениям.

Приводится расчет финансовых потерь при работе по устным распоряжениям. Обосновывается, что при наличии современных средств передачи информации из одного места в другое практически мгновенно, рассмотренные методы управления «по устным распоряжениям» для решения задач, касающихся формально-логической части деятельности организации, могут быть, с полным основанием, отнесены к разряду анахронизмов.

Уточняется понятие «документационная культура», которое определено как постоянная деятельность руководства и персонала по созданию и совершенствованию такой документационной модели функционирования организации, которая с достаточной для практики степенью точности описывает формально-логическую часть деятельности и создает условия и предпосылки для решения инновационных эвро-формализованных и эвристических задач, возникающих в процессе функционирования организации.

Проведена разработка инновационного подхода к проектированию должностных позиций (ДП) и должностных инструкций (ДИ) сотрудникам организации и коррекция требований к их компетенциям.

В современном мире никто, никогда и нигде не видел организаций, в которых бы управление осуществлялось исключительно «по документам» без использования весьма распространенного метода управления «по устным распоряжениям». Заметим, что устно произнесенные тексты, но не зафиксированные на том или ином носителе, к документам не относятся.

На рисунке 2 приводится классификация методов управления в рассматриваемом контексте.

 Классификация методов управления. Методы и приемы-1

Рис. 2. Классификация методов управления.

Методы и приемы документационного обеспечения деятельности, разрабатываемые в организациях, часто имеют статус конфиденциальной информации, в связи с чем, обмен накопленным опытом по данному направлению развит крайне слабо, что и обуславливает то, что принципы и способы построения систем документационного обеспечения являются малоизученными.

Наряду с этим, ограниченность ресурсов заставляет современные организации искать пути повышения эффективности своего бизнеса именно в улучшении систем управления. Одним из путей такого улучшения является оптимизация документационного обеспечения таких систем управления.

Для повышения эффективности работы организации вводится новый алгоритм разработки должностной инструкции, содержащей требования к компетенциям сотрудника, на основе системного и процессного подходов к управлению. Он состоит из следующих последовательных шагов:

  • разработка системы моделей бизнес-процессов;
  • разработка системы паспортов бизнес-процессов;
  • разработка/формализация организационной структуры организации;
  • формализация должностной позиции в организационной структуре компании;
  • определение на основании системы бизнес-процессов и организационной структуры обязанностей должностной позиции;
  • определение на основании системы бизнес-процессов и организационной структуры компании прав должностной позиции;
  • определение на основании системы бизнес-процессов и организационной структуры компании зон ответственности должностной позиции;
  • определение на основании системы бизнес-процессов и организационной структуры компании взаимодействий должностной позиции;
  • определение на основании системы бизнес-процессов и организационной структуры компании показателей эффективности;
  • формирование на основании определенных обязанностей, предоставляемых прав, возлагаемой ответственности и предъявляемых требований к компетенции сотрудника, занимающему ДП.

На основании имеющейся организационной структуры компании осуществляется формальное закрепление в ДИ позиции должности в компании с привязкой ее к конкретному бизнес-процессу. При этом, в обязательном порядке должен соблюдаться принцип определения функционала (что должен делать) и компетентности (может ли это делать), который предполагает четкую формулировку функций для этой должностной позиции и оценку выраженной способности сотрудника применять свои знания и умения для выполнения этих функций, необходимых для выполнения бизнес-процесса компании.

Исходя из изложенного, подход к определению компетентности должен включать, по крайней мере, 5 этапов:

  1. Установление функционала должностной позиции.
  2. Установление измеримых требований к компетенции применительно к конкретной ДП.
  3. Оценка знаний сотрудника.
  4. Оценка умений и навыков сотрудника.
  5. Оценка выраженной способности сотрудника применять свои знания и умения для выполнения требований, необходимых для выполнения бизнес-процесса Компании и зафиксированных в ДП.
  6. Сравнение фактической (измеренной) компетентности сотрудника с заданной, и принятие решения о степени соответствия (несоответствия) сотрудника данной ДП.

Приводится пример реализации алгоритма определения компетентности менеджера отдела энергоэффективности крупной компании, основные технологические процессы которой характеризуются высокими энергозатратами.

Для проверки знаний, умений и навыков специалиста для каждой из указанных выше компетенций были разработаны закрытые вопросы и задачи, а также открытые вопросы и задачи. Построение документационной модели функционирования организации, описывающей формально-логическую часть деятельности организации и содержащую документацию, в полном объеме и корректно регламентирующую каждому сотруднику что, как, когда, в каком количестве и качестве нужно делать, позволит существенно сократить издержки, связанные с реализацией управленческих функций «по устным распоряжениям»

В третьей главе «инновационный переход к оценке степени документационного обеспечения деятельности организации» исследуются необходимые условия для постепенного перехода к инновационным методам управления. Рассматривается возможность частичного отказа от проведения совещаний и поездок в командировки в пользу управления по документам.

Уточняется понятие «документационная культура».

Применяется инновационный подход к оценке степени документационного обеспечения деятельности организации.

Многих проблем в деятельности организации можно избежать за счет организации грамотной работы с документами на предприятии. Такова лишь небольшая часть тех преимуществ, которые получит организация при переходе к управлению по документам:

  • Повышение надежности принятия решений за счет полноты предоставляемой информации.
  • Улучшение системы администрирования, контроля и повышение управляемости организации.
  • Повышение ответственности исполнения служебных обязанностей.
  • Повышение надежности и эффективности выполняемых операций.
  • Создание единого информационного пространства, связывающего сотрудников на уровне общих деловых процессов организации.

Оценим повестки совещания на предмет возможности использования документа вместо проведения совещания (таблица 3).

Таблица 3. Оценка возможности использования документа вместо проведения совещания

Наименование повестки совещания

Возможность

использования

документа

1

Информирование руководства о состоянии дел в организации

+

2

Заслушивание отчетов о выполнении плановых заданий с объяснением причин невыполнения плана

+

3

Информирование всех о состоянии дел в каком-то подразделении

+

4

Доведение до всех участников совещания информации от руководства

+

5



Pages:     | 1 | 2 || 4 |
 





 
© 2013 www.dislib.ru - «Авторефераты диссертаций - бесплатно»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.